דוגמאות למכתבי תלונה

כשאתה לא מרוצה ממצב, מוצר או שירות, כתיבת מכתב רשמי לתלונות עסקיות היא אחת הדרכים לטפל בזה. השתמש באחת מאותיות הדוגמה המופיעות כאן כנקודת התחלה; פשוט לחץ על בחירתך כדי לפתוח קובץ PDF שניתן לערוך, לשמור ולהדפיס. תראה את זהמדריך להדפסהאם אתה זקוק לעזרה.

מכתב תלונה לדוגמא הנוגע למוצר רע

אם רכשתם מוצר פגום או באיכות ירודה והמאמצים לפתור את הבעיה נכשלו, הצעד הבא שלכם הוא לכתוב מכתב לחברה בבקשה להחזר או להחליף. באופן אידיאלי, החנויות יחליפו מוצרים פגומים וכאלה שאינם מתפקדים כצפוי. עם זאת, זה לא תמיד קורה. כשחברות לאלטפל כראוי בתלונות הלקוחותבהתחלה, כתיבת מכתב תלונה עשויה להיות המקרה היחיד שלך אלא אם כן ברצונך להמשיך בהליכים משפטיים.

• רעיונות לשיווק קמעונאי
• תרבות עסקית יפנית
• איך לראיין מישהו

מכתב תלונה על מוצרים פגומים

פשוט עקוב אחר הפריסה של מכתב זה, אך הוסף את הפרטים שלך.

• משמאל למעלה: שמך, כתובתך ומספר הטלפון שלך. אולי תרצה לכלול גם את כתובת הדוא'ל שלך. המטרה היא לקבל תגובה וככל שתוכל להקל על ההנהלה העסוקה, כך ייטב.
• הקלד את שם האדם שאתה פונה אליו, את שם החברה, הרחוב, העיר, המדינה והמיקוד בשורות נפרדות (ללא רווחים).
• הוסף את ההצדעה שלך. היה ספציפי כאן במידת האפשר. השתמש 'מר ג'ונס היקר' במקום 'אדוני היקר'.
• התחל בזה שאתה לקוח נאמן או בפעם הראשונה. דוגמה: 'אני לקוח נאמן במשך 20 שנה ורכשתי רבים מהמוצרים שלך.'
• המשך עם העובדות כיצד המוצר נכשל. היו ספציפיים ככל האפשר. כלול את התאריך שרכשת את הפריט, כמה שילמת עבורו ומתי וכיצד הוא לא עמד בציפיות.
• הסבר אילו צעדים נקטת לפתרון הבעיה. דוגמה: 'ב -5 באפריל יצרתי קשר עם רוג'ר בחנות דוגמת העיר וביקשתי לקבל החזר כספי. הוא סירב לתת לי החזר כספי. ' גם אם האדם היה גס רוח ביותר, פשוט היצמד לעובדות של מה שנאמר / נעשה והשאיר רגש מחוץ לזה.
• לסיום, התחילו פסקת סיכום והסבירו מה תרצו בתמורה. לדוגמא, האם אתה רוצה שהם יחליפו את המוצר או יתנו לך החזר כספי?
• סגור את האות, הוסף את שמך וחתימתך.

מכתב לדוגמא להנהלה אודות שירות לקוי

כשאתם משלמים עבור שירות, כמו ארוחה במסעדה, אתם מצפים לשירות לקוחות מעולה. למרבה הצער, זה לא תמיד קורה. אם השירות היה נורא מספיק, אתה עלול להרגיש שאתה זכאי להחזר כספי או שירות החלפה. אם שוחחת עם המנהל ללא תוצאות, ייתכן שהגיע הזמן לכתוב מכתב תלונה רשמי לספק השירות אודות הענייםשירות לקוחותקיבלת.

מכתב תלונה על שירות גרוע

התאם את המכתב למצבך.

• כתוב את שמך ופרטי הקשר שלך בפינה השמאלית העליונה של הדף.
• כלול את שם האדם שאיתו אתה פונה (רצוי מנהל אזור, בעלים או מנכ'ל), שם העסק וכתובת.
• הוסף ברכה. דוגמה: מר ג'ונס היקר:
• הסבירו את הסיבה לביקור בממסד. דוגמא אחת תהיה שאתה אוכל שם באופן קבוע כי זו אחת המסעדות האהובות עליך.
• הסבר את הבעיה שהתרחשה. למשל, ישבת שעה לפני שמישהו הגיע לקחת את ההזמנה שלך, ההזמנות שלך לא היו נכונות, המלצרית קיללה אותך וכו '.
• הגש בקשה להחזר או החלפה. אם אכלתם במסעדה, כדאי לכם להציע להם הזדמנות נוספת אם הם ישלחו לכם כרטיס מתנה בעל ערך מתאים.
• סגור את האות עם שמך וחתימתך.

מכתב תלונות עובדים לדוגמא

אם אתה נתקל בבעיות חמורות בעבודה, כתוב מכתב תלונה המביע דאגה לבוס שלך או לחברהמשאבי אנושהמנהל עושה חובה כפולה. ראשית, זה יכול לעזור לבוס או לנציג משאבי אנוש לפתור את המצב. שנית, זה יכול להגן על העבודה שלך, במיוחד אם הבעיה משפיעה על עבודתך או שעובד אחר מטריד אותך.

מכתב תלונה על מעסיקים

בניגוד לשאר הדוגמאות במאמר זה, המכתב למעסיק שלך ככל הנראה יישלח באמצעות תקשורת פנימית בפורמט דוא'ל. אם אתה מעדיף לכתוב את התלונה על נייר, שמור עליה פחות רשמית מאשר באותיות האחרות. אמנם מומלץ להשתמש בטון ובפורמט מקצועי בעת כתיבת מכתבים מסוג זה, אך אין צורך לכלול את פרטי הקשר שלך ואת שם וכתובת המעסיק שלך. אולי תרצה להשתמש ב-פורמט תזכירמכיוון שהמסמך פנימי לחברה שלך.

• תאריך את המכתב. זה חשוב למקרה שאתה צריך את זה כדי להראות ל- HR ולהגן על העבודה שלך.
• התחל בברכה. התקשר לבוס שלך מה שאתה קורא לו בדרך כלל. אם היחסים רשמיים, התחל עם 'מר ג'ונס היקר', למשל. אם היחסים בלתי פורמליים, מקובל לכתוב משהו כמו 'ג'ים היקר'.
• הגע ישר לנקודה בפסקה הראשונה שלך. ספר לו או לה מדוע אתה כותב את המכתב ושהבעיה משפיעה על עבודתך. הרחק ממנו רגשות וציין רק את העובדות, במיוחד אם הנושא הוא הטרדה מצד עובד אחר או סכסוך אישי.
• הסבירו כיצד לדעתכם ניתן לפתור את המצב אך הודיעו לבוס שלכם כי אתם פתוחים לדון בפתרונות אחרים.
• בפסקה האחרונה הסבירו כי ברצונכם לעשות עבודה טובה ומדוע הנושא משפיע על עבודתכם. במכתב המדגם העובדת מבקשת להוסיף עובדים נוספים למחלקה מכיוון שהמחסור משפיע על יכולתה לבצע את עבודתה היטב. המכתב מסתיים בהצהרה שהיא תשמח לקבוע פגישה עם הבוס שלה כדי לדון בנושא.
• סיים על ידי חתימת המכתב והוספת שמך.

טיפים לכתיבת מכתב תלונות עסק אפקטיבי

מכתב זועם או מאיים אינו יעיל. זכור כי האדם שאליו אתה פונה לא יכול להיות הבעלים של החברה שייצרה מוצר פגום, אלא נציג שירות לקוחות שנשכר לעזור לך. האינטרס שלך להישאר רגוע וממוקד.

הפנה את מכתבך לאדם ספציפי. ה משרד המשפטים של ניו ג'רזי ממליץ לצרכנים לחפש במרשם תאגידים, דירקטורים ומנהלים של Standard & Poor או במרשם תומאס של היצרנים האמריקאים כדי למצוא כתובת ואת שם מנכ'ל החברה. תוכלו גם להסתכל באתר החברה. כלול את פרטי הקשר שלך. הוסף את שמך, כתובת ומספר הטלפון שלך בראש מכתבך כדי שהחברה תוכל ליצור איתך קשר עם החלטות אפשריות. כלול עותקים של כל הקבלות. כלול גם תיעוד רלוונטי אחר הנוגע לתלונתך. שמור את כל המקור. השתמש במתכונת עסקית סטנדרטית במכתבי תלונה. זה יכלול פסקאות חסומות במרווחים בודדים עם רווחים כפולים בין כל פסקה וללא כניסה. הוסף תאריך לראש מכתבך. זה יאפשר למנהל עסוק לראות מיד מתי הגיעה התלונה. אל תמתח את האמת להשפעה; פשוט לדבוק בעובדות. אם זה נשמע מוגזם, הקורא עלול שלא להאמין לך ויהיה מסייג לעזור לך. שמור על המכתב קצר. מנהלים הם אנשים עסוקים. אם אתה מאריך את המכתב מדי, ייתכן שהאיש בצד המקבל לא יסיים לקרוא את המכתב שלך.

• הקלד את המכתב שלך. זה ייראה מקצועי יותר ויהיה קל יותר לקריאה. זכור שלמכתב שנשלח בדואר יש משקל רב יותר מאשר למשלוח דוא'ל.

כתוב ושלח את המכתב תוך שבוע מהאירוע או כשהמוצר הפסיק לעבוד. הפנה את החלק החיצוני של המעטפה לתשומת ליבו של האדם אליו פנית למכתב כך שהוא יגיע לשולחן הימני.

השמיע את דאגותיך

אם יש לך תלונה, אל תהסס להשמיע את קולך. מרבית החברות יהיו מעוניינות לעשות דברים נכון כדי שיוכלו להשאיר אותך כלקוח. גם אם הנושא בעבודה, עדיף לדבר בנימוס כל עוד אתה מתנהל באופן מקצועי וסביר. כתיבת מכתב רשמי לתלונות עסקיות המותאמות למצבך נחשבת לשיטה הטובה ביותר במצבים כאלה.