כיצד לכתוב דוחות עסקיים

ככל שהעסק שלך גדל, כתיבת דוחות עסקיים רשמיים היא בלתי נמנעת. דיווחים אלה עוסקים ביותר ממספרים ועובדות. הם הפנים של החברה שלך ועליהם להיות מקצועיים וכתובים היטב כדי להשאיר את הרושם הטוב ביותר. ללא קשר לתוכן או לקהל, ישנה שיטה בסיסית בה תוכלו להשתמש כדי ליצור את הדוח שלכם.

7 שלבים לכתיבת דוח עסקי

דוחות מוצלחים דורשים תכנון כדי שתוכל להעביר את המידע בצורה ברורה. אם לחברה שלך יש דוחות עסקיים קודמים שנחשבו כמוצלחים, בדוק אותם כדי לקבל מושג על מה שהם עשויים לחפש. בין אם קיימות דוגמאות לדוחות קודמים ובין אם לאו, בצע את השלבים הבאים בעת יצירת דוח עסקי.

• ציוד משרדי בסיסי לעסקים
• תפקיד העוזר המינהלי
• פריסת תזכיר

1. קבע את מטרת הדוח

ישנם סוגים רבים של דוחות עסקיים. הצעד הראשון הוא לקבוע מדוע אתה כותב את הדוח. האם דו'ח זה עומד בפני דירקטוריון החברה? האם זהדוח כספי שנתילבעלי המניות? האם אתה כותב אדווח להערכת עובד? האם זהדוח מקרהקשור לתאונת עבודה? הבנת הסיבה לדוח עוזרת לך לבחור את המידע הדרוש לקהל המיועד.

2. זיהוי והתאמה לקהל

סגנון הכתיבה שלך צריך לכבד את הקהל שלך. הרמה החינוכית של הכתיבה צריכה להתאים לאלו שקוראים את הדוח. העובדים עשויים שלא להזדקק לכל הנתונים שמנהלי החברה עשויים להזדקק להם. ייתכן שארגון חיצוני לא זקוק לגישה למידע שנחשב כמסווג על ידי החברה שלך. ייתכן שהדוח יעבור למספר קהלים בבת אחת; יתכן שתצטרך לשלב את הדאגות של כל קבוצה באחת או אולי לכתוב יותר מגרסה אחת כדי להתמקד בכל קהל.

3. לאסוף ולארגן מחקר

אסוף את כל הנתונים שיכסו בדוח. זה עשוי לכלול מספר דברים:

• דוחות מכירות
• הקרנות
• דוחות נוכחות
• הוצאות
• דוחות כספיים
• סטטיסטיקה של ייצור

יתכן שתצטרך לאסוף נתונים נוספים, כגון ראיונות,ניתוח לקוחות, או מידע על המתחרים לקבלת תצוגה מלאה יותר. נקודה נוספת שיש לזכור היא שתצטרך להסביר את השיטות והנהלים שבהם השתמשת לאיסוף הנתונים שלך. זה מוסיף אמינות לממצאים ומאפשר לקוראים לשים אמון במידע שלך.

4. בצע את הניתוח

בשלב זה, עליכם לקחת את הנתונים שיש לכם ולהבין את הכל. כבר קבעת את הסיבות שלך לכתיבת דוח זה - כעת עליך לקחת את הנתונים ולנסות לטפל בהם. לפרש את הנתונים, להבין מה המשמעות של נתונים אלה וכיצד הם עשויים להיות שימושיים עבור הקוראים. על אילו שאלות הנתונים עונים?

• האָנָלִיזָההוא חלק מרכזי בדוח העסקי; אתה אמור להיות מסוגל להציע מסקנות והמלצות באמצעות ניתוח זה. לדוגמא, במקרה של הרחבה, תרצה להעריך את עלויות ההרחבה וכמה צפויות הכנסות. תבדוק גם את הסיבות להתרחבות כמו גידול בביקוש ויעדים ארוכי טווח לחברה, כמו גם נקודות חוזק, חולשות, הזדמנויות ואיומים רלוונטיים באמצעותניתוח SWOT.
• לקריאה קלה יותר, ייתכן שיהיה עליך ליצור תרשימים, טבלאות או גרפים לנתונים ולניתוח שלך. זה נותן לקוראים את המספרים או נקודות התבנית בצורה קלה; זה יכול לעזור גם אם אתה צריך להציג מצגת עם הדוח שלך.

5. לעצב את הדוח

לאחר ביצוע המחקר וניתוח הנתונים, השלב הבא הוא עיצוב הדוח. מרבית הדוחות העסקיים מכילים סעיפים ספציפיים; אתה יכול לפתח מתווה זה כולל את הנתונים מכל אחד מחלקים אלה.

תקציר מנהלים - זהו סיכום נקודות המפתח של הדו'ח כולל המלצות. מבוא - זה מפרט מדוע נכתב הדוח. ממצאים / נתונים - זה מכיל את המחקר, הניתוח וכל הגרפים והתרשימים. מסקנות - חלק זה מכיל את סיכום סעיף הממצאים. המלצה s - מהן ההצעות המבוססות על הממצאים והמסקנות בדו'ח?

בעת יצירת המתווה, עליך להכין רשימה של נושאים חשובים ונושאי משנה, ואז לארגן את הנושאים שלך לפי סדר הגיוני. רוב הדוחות פועלים בצורה הטובה ביותר עם ארגון נושא משנה, אך השתמשו בפורמט אחר אם הוא מתאים יותר לנתונים שלכם.

6. כתוב את זה

באמצעות המתאר שלך כמסגרת, תוכל לכתוב טיוטה גסה של הדוח באמצעות פיסות המידע שחקרת או ניתחת. המטרה היא להוריד את מחשבותיך ונקודות המפתח על הנייר - גרסה זו עדיין לא צריכה להיות מושלמת מבחינה דקדוקית או לעצב אותה כראוי. תוכל לערוך את העיתון מאוחר יותר.

7. עיין בנקודות העיקריות בסיכום ההנהלה

את סיכום המנהלים ניתן לכתוב אחרון כגרסה מקוצרת של הדוח הכולל; אנשים רבים ממתינים עד לסיום העיתון לפני כתיבת סקירה זו. סיכום זה צריך לכלול:

הצהרה קצרה על מטרת הדוח : התחלה לדוגמא יכולה להיות: 'החברה שלנו מחפשת להרחיב את הפעילות לשטחים חדשים. דוח זה סוקר את היכולות הנוכחיות שלנו ומה יהיה צורך לעבור לתחומים נוספים. ' מידע רקע חשוב : דוגמא למידע רקע יכול להיות: 'חברת XYZ מוכרת מוצרים ושירותים באזור תלת-ממדי כיום ומעסיקה 300 עובדים. כל מדינה נוספת שנוספה תדרוש הון של 500,000 דולר ו -75 עובדים נוספים. ' ממצאים מרכזיים או נתונים : באמצעות המידע שכללת בדוח שלך, עליך להצביע על ניתוחי המפתח שאתה רוצה שהקורא יכיר. לדוגמא: 'כדי להתרחב לשתי מדינות נוספות, חברת XYZ תצטרך להעסיק 150 עובדים נוספים ולהקים שני מפעלים חדשים. כל מפעל צפוי להכניס 750,000 $ הכנסות בשנה הראשונה לאחר סיומו. ' מסקנות עיקריות : בחלק זה עליכם לסכם את מה שממצאים הממצאים. לדוגמא, יהיה חשוב לומר: 'כדי להשיג את הפריטים הדרושים יידרש הוצאה הונית של מיליון דולר ושלושה חודשים להשלמת הבנייה. ההכנסות הצפויות מהרחבה זו הן 1.5 מיליון דולר. ' ההמלצות החשובות ביותר : כלול את ההמלצות. מה החברה צריכה לעשות עם המידע שהצגת בדוח? דוגמה לכך היא 'חברת XYZ צריכה לתכנן להתרחב לשתי מדינות ולהקצות מיליון דולר לבנייה הצפויה.'

בסיכום ההנהלה אמור להיות מספיק מידע היכן שמנהל עסוק יכול לקרוא את החלק הזה בדו'ח ויש לו מושג טוב לגבי העיתון עצמו. במקרים מסוימים, סיכום ההנהלה עשוי להיות כל מה שקוראים. באופן אידיאלי, סיכום ההנהלה צריך להיות באורך של עמוד או פחות. סקור זאתסיכום מנהלים לדוגמאלהדרכה.

דוחות עסקיים נפוצים שיש להימנע מהם

יש כמה בעיות כלליות שכדאי להימנע מהם בעת כתיבת דוח עסקי.

תיזהר בלשונך: שמור על שפה רשמית כדי לשמור על ציות. מילוליות: היה תמציתי. אל תשתמש בעשר מילים אם שתיים יעשו זאת. יותר מדי ז'רגון: אל תשתמש בו אם אתה יכול להימנע מכך. אם אתה חייב להשתמש בז'רגון, הגדר את המונח בפעם הראשונה שאתה משתמש בו.

וודא שהדוח שלך חלק ושהנתונים, המסקנות וההמלצות כל אחד מובנה זה לזה. הקורא אמור להיות מסוגל לעקוב אחר הנימוקים שמראים כיצד הגעת לנקודות הסופיות שלך.

השלמת דוח אפקטיבי

לאחר סיום הטיוטה הראשונה שלך, הגיע הזמן לשנות. כל הדוחות העסקיים ייהנו מההגהה. הַגָהָה הדוח עוזר לך לכתוב דוח יעיל שמשיג את יעדי הארגון שלך. קחו את הזמן והקפידו על הפרטים ותוכלו לכתוב דוחות עסקיים יעילים ומקצועיים.