כיצד לכתוב מכתב עסקי

כתיבת מכתב עסקי אינה מסובכת. סוג תקשורת זה משרת מטרה אחת: להעביר מידע ממך במהירות לקורא. עותק צמוד, חלק וזורם נקרא ומובן. כל דבר אחר יכול לבלבל, לשעמם או להסיח את הדעת מהנקודות שאתה רוצה להעלות. עקוב אחר מתאיםפורמט מכתב עסקיולהישאר בנקודה כשמכינים התכתבות מסוג זה.

מתחיל

שים את הרגל העסקית הטובה ביותר שלך על ידי הדפסת המכתב על נייר מכתבים איכותי של החברה. לפני שתתחיל, כלול את התאריך בחלק העליון, מיושר לשוליים השמאלים ואז השאר שורה או שתיים והקלד את הכתובת הפנימית מיושרת לשוליים השמאלים, כדלקמן:

• פריסת תזכיר
• תפקיד העוזר המינהלי
• תרבות עסקית יפנית

חודש, יום, שנה מלאה (דוגמה 2010)

ג'ון סמית
שם החברה
כתובת רחוב
עיר, מדינה, מיקוד

נושא

השאר שתי שורות מתחת לכתובת הפנימית והקלד 'Re': (או 'נושא:'). (הערה: 'Re:' מייצג 'בנוגע.') כלול הצהרה מרוכזת של נושא המכתב. לדוגמה:

Re: המצגת שלך בשבוע שעבר

דִברֵי בְּרָכָה

השאירו שתי שורות בין הנושא לברכה. לעולם אל תניח שברכת 'היי, בוב' פטפטנית מקובלת, במיוחד אם אתה כותב למישהו שאתה לא מכיר. השתמש בצורות הכתובת המתאימות כשאתה כותב מכתב עסקי (מר ווילסון, גב 'ווייט). היוצא מן הכלל הוא כאשר אינך בטוח במינו של הנמען. במידת האפשר, שיחה מהירה למשרד יכולה לעזור. אך אם הדבר אינו אפשרי, הסר אזכור מגדרי. אם אתה לא יודע, אל תנחש. אם אינך בטוח לגבי מגדר, השתמש בשמו של האדם כברכה, כגון 'בובי סמית היקר'.

גוּף

כשאתה כותב את גוף המכתב, השתמש במשפטים פשוטים וישירים שמתקשרים ברעיונות שלך בצורה ברורה. דוגמה לכך היא כדלקמן

מר האצ'ט היקר:

בדקתי במוצר המחבר WhamJet שלנו כפתרון לבעיית היעילות שלך בקישוריות המקוונת שדנו בפגישת מועדון העסקים של מתאגרפים ב -3 ביולי. מצורפים מפרטים ומידע על מוצרים לבדיקה כפי שביקשתם.

תהיה ספציפי

כלול פרטים ספציפיים כדי שהקורא יוכל להבין בבירור מה אתה מתקשר. הנה דוגמה:

ציינת שאתה צריך לקבל החלטה בנוגע לבעיות קישוריות מקוונות עד סוף החודש. האם אנו יכולים להיפגש לארוחת צהריים ביום רביעי הבא, ה- 21 בשעה 13:00? אנחנו יכולים לדבר יותר על יישומי WhamJet ואני יכול לענות על כל השאלות שיש לך. אני אתקשר לדבר הראשון ביום שני כדי לאשר.

היו ישירים וכנים

שום דבר אינו מפנה גדול יותר מקריאת מכתב עסקי מלא באדיבות כנה או שינוי אשם:

• אני מצטער בכנות על כל אי הנוחות שאיבדנו את הזמנתכם שגרמו לכם למפגש המחזור ה -50 שלכם.

• אנו מקווים כי היטל של 12% על ההזמנה האחרונה שלך לא יגרום לך לבחירת מוצרים ממשרדנו בעתיד.

• בגלל נסיבות שאינן בשליטתנו ...

במקום זאת, הפוך אותו לאישי:

• אני לא יכול להתחיל לדמיין את המצוקה שבוודאי חשת כששמעת שאיבדנו את הזמנתך למפגש המחזור ה -50 שלך.

• אני יודע שתוספת של 12% נראית גבוהה. תן לי להסביר מדוע זה קרה. לאחר מכן, אם אתה מרגיש שאתה צריך לבטל את ההזמנה שלך, אני אבין.

• אני מצטער, אך ייתכן שההזמנה שלך תתעכב במשך 90 יום. הוריקן דניס השמיד את מזח ההעמסה של המחסן שלנו בפלורידה, ואנחנו עובדים מהר ככל שנוכל לתקן אותו ולבדוק אם יש נזק לתכולת המחסן. אני מבקש שתבקש להיות סבלני.

הימנע ממכתבי טופס

אותיות טופס אינן כנות במקרה הטוב. במקום זאת, כשאתה כותב מכתב עסקי, תגרום לקורא להרגיש שהוא מתקשר על ידי אדם ולא רק מילים שנשאבות מהמחשב.

הגדר את הטון המתאים

נראה שקור ורחוק הוא התגובה העסקית המועדפת. אל תחקה את זה. נסה לדמיין שאתה מדבר עם אדם פנים אל פנים. האם היית מתחיל את שיחתך באותה פתיחה? שים את עצמך בנעלי הקורא שלך. אם חייבים לומר לך 'לא', איך היית רוצה שיגידו לך? קח את הזמן להסביר מדוע, אך לא באופן רשמי או מזדמן מדי. שתי הגישות הללו מעליבות.

שמור על מחשבותיך, ולא משנה כמה טיפש אתה חושב שאדם הוא, אל תתנשא או בשום צורה שהיא תקשר את עליונותך. היזהר שדעתך לא תדלוף למכתב. תשאיר לך גם כעס. אם אתה יורה מהירך, התוצאה עלולה להיות הרת אסון. כשאתה כותב מכתב להתייחס לנושא שמכעיס אותך, הנח את המכתב בצד לפני שתשלח אותו. עדיף, לישון על זה. הכעס מתפוגג עם הזמן. מכתב עסקי מלא במנחה אינו עושה זאת.

סיום המכתב

לסגור את המכתב, כתוב סיכום קצר, תמצה מחדש את כל פעולות הפעולה ותאמר לנמען למה לצפות בהמשך. השתמש בסגירה רשמית כגון 'בברכה', ואז השאר כמה שורות לחתימה לפני שתקליד את שמך, כותרתך וחברתך. לדוגמה:

בכנות,

ג'ף סמית ', נשיא
מחברי WhamJet

כתוב את מכתביך לפי פורמט זה: ברכות, הכרה בבעיה, צורך או בקשה, קריאה לפעולה של מה שתעשה או שתזדקק לקורא, ותחתום.

טיפים

זכור את הדברים הבאים בעת כתיבת מכתב עסקי:

• מכתב עסקי אינו מאפשר התפתלויות פטפטניות, ו'שיחה 'איננה רישיון לקבל מרושל.
• ודא שהמידע שלך, כמו כתובת, שם חברה, שם האדם וכתיב נכון.
• בדוק את האיות והדקדוק שלך. לְהַגִיהַ ו לַעֲרוֹך את המכתב שלך בזהירות לטעויות.

כלי תקשורת עסקית יעיל

ישנם סוגים רבים של מכתבים עסקיים. יתכן שתועיל לסקור כמה מכתבי דוגמה ספציפיים, כגוןמכתבי מכירה לדוגמא,מכתבי התנצלות עסקית, אומכתבי המלצה. על ידי ביצוע התבנית המתאימה ושקול היטב מה אתה אומר לפני שאתה כותב, אתה יכול ליצור מלוטש,מכתב עסקי מקצועישמציג את החברה שלך באור חיובי.