בעת פיתוח מדיניות ונהלים עבור החברה שלך, זה יכול להועיל מאוד לבדוק דוגמאות מסוגים אלה של מסמכים. כמובן שהגרסה הסופית שלך צריכה לשקף את השיטות האמיתיות של החברה שלך, אבל זה יכול להיות מועיל להתחיל עם מסמך קיים מראש להשראה במקום להתחיל ממסך ריק. לפני יישום מדיניות חדשה, תבדוק אותה על ידי היועץ המשפטי של החברה שלך לגבי ציות לחוקים הפדרליים, הממלכתיים והמקומיים החלים. הדוגמאות המובאות כאן נועדו למטרות מידע בלבד ואינן מהוות ייעוץ משפטי.
מדיניות נוכחות לדוגמא
על מדיניות הנוכחות של החברה להגדיר מונחי מפתח, לפרט נהלים לדיווח על היעדרות ולפרט את ההשלכות הרלוונטיות.
מאמרים קשורים- גישות לפיתוח עובדים
- מוטיבים במקום העבודה
- תרבות עסקית יפנית
נהלי שכר לדוגמא
מטרת מדיניות מסוג זה היא להגדיר את תקופת התשלום של החברה, לציין מועדי תשלום ולספק פרטים על מיסי שכר וכיצד נדרשים העובדים לדווח על זמנם. מומלץ גם לכלול את אופן הטיפול בקישוטים ולהודיע לעובדים על חובתם לשמור על כתובתם לצורכי מס.
מדיניות שימוש בכרטיסי אשראי לדוגמא
אם אתה מנפיק כרטיסי אשראי של החברה לעובדים, חובה שיהיה עליהם לחתום על מדיניות המתארת את הנחיות השימוש.
מדיניות קוד לבוש
מומלץ לספק מדיניות כתובה המפרטת ציפיות לבגדי מקום עבודה. מדיניות המדגם המובאת כאן מתארת גישה מזדמנת עסקית, אם כי ניתן להתאים אותה לצרכים של כל מקום עבודה.
מדיניות פסק זמן
בין אם החברה שלך מציעה חופשה בתשלום (PTO) או שילוב של חופשת מחלה וזמן חופשה, חשוב להתאר בבירור את נהלי השימוש. בנוסף, אם החברה שלך היא מעסיק מכוסה על פי חוק חופשת רפואה משפחתית (FMLA), עליך להיות (ולקיים) מדיניות FMLA בכתב.
- זמן בתשלום חופש : מדיניות דוגמה זו מספקת תיאור ברור של אופן הרווחה והצבירה, פרק הזמן המקסימלי שניתן לצבור, כיצד הוא משולם כאשר מישהו עוזב את החברה וכיצד לתזמן חופש.
- חופשת מחלה : מדיניות זו מסבירה בבירור כיצד עובדים מרוויחים חופשת מחלה ואת התנאים שבהם ניתן לנקוט בהם. הוא גם מעביר פרטים על האופן שבו עובדים שצריכים לקחת חופשת מחלה חייבים ליידע את המעסיק ואילו סוגי תיעוד יש לספק.
- חוּפשָׁה : מסמך זה הוא דוגמה למדיניות חברה ספציפית לזמן חופשה. הוא מספק פרטים על זכאות וצבירה, כמו גם את נהלי בקשת האישור לשימוש בחופש שנצבר במסגרת הפוליסה.
- FMLA : מדיניות FMLA זו כוללת מידע הקשור לזכאות ל- FMLA, אירועי זכאות, הסמכה ועוד. נהלי ההסמכה שלך צריכים לדרוש שימוש רשמיטפסים של FMLAזמין דרך משרד העבודה (DOL).
מדיניות בטיחות במקום העבודה
בטיחות חשובה בכל סביבות העבודה, אם כי דרישות המדיניות משתנות מאוד בהתאם לאופי ורמת הסיכון הנלווים לסוג העבודות שבוצעו.
- בטיחות בנייה : דוגמה זו נכתבה כדי לענות על צרכי הבטיחות הספציפיים לאתרי עבודות בנייה.
- בטיחות בתחום הבריאות : עיין במדיניות הבטיחות בפועל בה משתמשים ג'ונס הופקינס רפואה כדי להבין מה צריך לכלול בתיעוד של ארגון בריאות.
- בטיחות משרד : אמנם סביבות משרדים אינן דרישות העבודה המסוכנות ביותר, אך עדיין קיימים סיכונים. מדגם זה מתייחס לדאגות נפוצות בנושא בטיחות בעבודה מסוג זה.
- בריאות ובטיחות : הדוגמאות שמספקות איגוד הבריאות והבטיחות בתשתיות (IHSA) מכסות מגוון רחב של סביבות עבודה.
- בטיחות ושימוש בצי רכב : פוליסה רחבה זו, המסופקת על ידי חברת ביטוח, מסדירה את השימוש ברכבים שבבעלות החברה.
מדיניות סמים ואלכוהול
חשוב לקיים מדיניות המפרטת את עמדת החברה שלך בנושא שימוש בסמים ומתארת את כל הליכי בדיקת הסמים והאלכוהול. ספק ביטוח הפיצויים של העובדים שלך קיים ככל הנראה מדיניות סמים ואלכוהול סטנדרטית שהם ממליצים או דורשים. אם לא, יתכן שתמצא אחד מאלה מתאים.
- שימוש לרעה בחומרים : מדיניות זו מפרטת נהלים לקראת העסקה, בדיקות סמים ואלכוהול על בסיס סיבה ואקראית, לצד איסורים, נהלים והשלכות בגין הפרות מדיניות.
- מקום עבודה ללא סמים : דוגמה זו מרחיקה לכת, ומשלבת נושאים כמו התנהגות מחוץ לתפקיד שיכולים להשפיע על המוניטין של החברה והשימוש בתרופות מרשם שלא נקבעו לאדם.
הערה: זהו תחום שמשתנה במהירות בנוגע לדרישות הרגולציה. אתה צריך להיות מודע ל כלל OSHA עבר בשנת 2016 המגבילה את זכויות המעסיקים לדרוש בדיקות סמים שלאחר התאונה. חשוב גם להיות מודעים לכך שישנן מדינות בהן מעסיקים אינם יכולים לאכוף מדיניות סמים עבור עובדים הסובלים ממצבים רפואיים.
מדיניות ונהלי כוח אדם
חשוב שלכל חברה תהיה מדיניות ונהלים ספציפיים השולטים בתהליך בחירת העובדים. זה עוזר להבטיח שמטפלים בהגינות במועמדים ושהחברה תלונה בדרישות שוויון הזדמנויות בעבודה (EEO).
- נהלים לפני העסקה : מסמך זה מפרט את כל ההיבטים של התהליך לפני העסקה, כמו אופן קבלת הבקשות; איזה מידע על עובדים פוטנציאליים לספק; כיצד מתנהלים ראיונות, בדיקות רקע, בדיקות סמים והקרנות אחרות לפני העבודה; וכיצד נעשות הצעות תעסוקה.
- גיוס ובחירה : כאן תמצא נהלים מה לעשות לאחר שזוהה הצורך להעסיק עובדים נוספים, כגון פרסום המשרות (פנימיות / חיצוניות), סקירת קורות חיים או פניות, ראיון, בחירת מועמדים והצעת תפקידים.
- מדיניות גיוס חיצונית : הליך הגיוס מועמדים חיצוניים אינו זהה להתמודדות עם קידומי מכירות פנימיים. מדיניות דוגמה זו מפרטת גישה לניהול גישה זו לשכירות בצורה מובנית.
- הנחיות ראיון : סקירה זו המיועדת למנהלים שכירים לשימוש בעת קיום ראיונות מכסה את כל ההיבטים של תהליך הראיונות, החל מצמצום מועמדים על סמך חובות תפקיד וסדרי עדיפויות וכלה בתכנון וניהול הראיונות בפועל.
מדיניות ונהלים חדשים לשכירה
מומלץ לקיים תהליך מובנה לשלבים השונים של תהליך ההעסקה החדש.
- שכירה חדשה : מדיניות מדגמית זו מפרטת צעד אחר צעד את מה שעליהם לעשות משאבי אנוש ומנהלים לקראת עלייה בשכר חדש, כמו גם צעדים לנקוט בתקופת ההעסקה הראשונית שלהם.
- הכוונת עובדים : סקירה כללית זו מתארת את פרק הזמן והאחריות להתמצאות העובדים. שקול להתאים את האוריינטציה המדויקת הזו של העובדים ורשימת הבדיקה לשכירות חדשה כנהלים ספציפיים.
- נהלי חונכות עובדים חדשים : אם לחברה שלך יש תוכנית חונכות רשמית לחברי צוות חדשים, זה יכול להועיל להרכיב מסמך נהלים רשמי המתאר ציפיות והנחיות. עיין בדוגמה זו למכללה קהילתית כדי להתחיל.
מדיניות ציוד טכנולוגי
מדיניות כתובה היטב מתארת את הכללים הספציפיים שיש לעקוב אחריהם ומי צריך לעקוב אחריהם. ברוב המקרים, כל העובדים צריכים לנהוג על פי מדיניות ונהלים כתובים. חלק מהפוליסות חלות רק על עובדים ניהוליים או שכירים.
- שימוש במחשב : מסופק על ידי איגוד היועצים הארגוניים, מדיניות שימוש במחשבים זו יכולה להיות מועילה אם אתם מחפשים מדיניות פשוטה למדי המתארת כללים בסיסיים.
- שימוש באינטרנט, בדואר אלקטרוני ובמחשב : אם ברצונך לבדוק מדיניות טכנולוגית מורכבת יותר, מסמך זה של ועדת כוח האדם בטקסס הוא דוגמה טובה.
- מדיה חברתית : בעולם העסקים המודרני יש צורך במדיניות מדיה חברתית. כל מדיניות שתנקוט חייבת להיות תואמת הנחיות המועצה הלאומית ליחסי עבודה (NLRB) .
- טלפון נייד : מדיניות לדוגמא זו של טלפונים סלולריים / סמארטפונים מציעה הנחיות בנוגע לשימוש בטלפונים סלולריים אישיים במקום העבודה וכן במכשירים ניידים בבעלות החברה.
- טלקומוניקציה : יש חברות שקובעות מדיניות טלקומוניקציה בנפרד ממדיניות מבוססת טכנולוגיה אחרת. אם זה משהו שהארגון שלך מעוניין בו, שקול לעיין במדיניות זו בה משתמשת אוניברסיטה בקליפורניה.
היתרונות העיקריים של מדיניות כתובה
ליישום מדיניות כתובה יש כמה יתרונות למעסיקים. אחד היתרונות העיקריים הוא שאתה נמנע מחוסר עקביות. מדיניות כתובה נותנת למנהלים ולמפקחים הוראות ברורות לטיפול במצבי עבודה ספציפיים. אם עובד מאחר באופן כרוני, המדיניות מפרטת את ההשלכות.
כמובן, קיום מדיניות ונהלים כתובים הוא רק ההתחלה - המפקחים צריכים למעשה לעקוב אחריהם ולאכוף אותם באופן עקבי. כאשר מנהלים מקיימים את המדיניות הכתובה, תוכלו להימנע מכך שמנהל אחד יפטר עובד מאוחר ומנהל אחר רק יזהיר את העובד הקשה, מה שעלול ליצור סביבה לא הוגנת או מפלה.
כתיבת המדיניות שלך בכתב מאפשרת לעובדים לדעת בדיוק מה הם צריכים לעשות כדי להישאר במצב תקין. אחת הדרכים הטובות ביותר להשתמש במדריך למדיניות היא לגרום לעובדים חדשים לחתום על הצהרה המאשרת שקראו ולהסכים לציית למדיניות שבמדריך. אם מישהו מפר את אחת המדיניות, יש לך הוכחה שהעובד הפוגע ידע את הכללים מבעוד מועד ויש לתת דין וחשבון על מעשיו.
חשיבות הסקירה המשפטית
לעולם אל תשתמש במדיניות ונהלים לדוגמה שאתה מוצא באופן מקוון כפי שהוא, מכיוון שכל מדיניות שאתה נוקט צריכה לשקף את הנוהגים בפועל בחברה שלך. הם חייבים גם להיות תואמים לכל החוקים והתקנות החלים, ויכולים להיות הבדלים משמעותיים בדרישות הציות של המדינה והמקומית. עליך להתייעץ תמיד עם עורך דין מורשה בעל ניסיון ספציפי לדיני עבודה לפני סיום המדיניות והנהלים, בין אם מדובר במסמכים בודדים ובין אם הם משולבים ליצירת מדריך לעובדים או מדריך נהלים.
בחירת העורך
ארגון המזווה של אלסי
עצי ליבנה
מחזיקי פמוטים של אמצע המאה
תחרות הלאומית לעידוד