מהו טופס מס W-9?

שירות ההכנסה הפנימית (מס הכנסה) טופס W-9 נקרא 'בקשה למספר זיהוי משלם המס ואישור'. מסמך מס הכנסה הזה נועד לאסוף מידע מס בסיסי משלמי מס מסוימים, שעשויים להיות אנשים פרטיים או עסקים.

מטרת טופס W-9

בראש ובראשונה, W-9 מספק לחברה מידע בסיסי אודות משלמי המס איתם היא עושה עסקים. זה מאפשר להם לדווח על הסכום ששולם לנישום עבור שירותים שניתנו למס הכנסה. אזרחי ארצות הברית ואנשים זרים תושבים, תאגידים, נאמנויות וסוגים אחרים של גופים עסקיים שאינם כוללים מיסים מהכנסותיהם חייבים להשלים W-9, ואילו אנשים זרים או זרים שאינם תושבים ישלימו טופס W-8 במקום זאת.

• טפסים מסוג W-9 להורדה
• מהו טופס מס הכנסה 147c?
• היכן ניתן למצוא טפסי מס מקוונים להדפסה

אם משלם המסים לא ממלא ומחזיר את ה- W-9 או מספק מספר זיהוי שגוי או שלם של משלם המס (TIN), כל הכספים שמשולמים לנישום עשויים להיות כפופים לניכוי גיבוי. במצב זה, החברה תמנע 28% מההכנסות המגיעות לנישום ותשלח את החלק המוחזק למס הכנסה. זו דרכה של הסוכנות הפדרלית להבטיח ששולם המסים המתאימים, גם אם הנישום אינו מזוהה כהלכה.

מתי נדרשים W-9s?

עסק צריך לקבל W-9 מכל אדם או חברה שעבורו הוא יצטרך להגיש החזר מידע למס הכנסה. לדוגמא, עסק המעסיק קבלן עצמאי לתכנון האתר החדש של החברה יצטרך ככל הנראה להגיש טופס 1099-MISC למס הכנסה כדי לדווח כמה שילם למעצב האינטרנט.

על מנת להגיש 1099-MISC מלא, העסק זקוק לפרטי הזיהוי של הקבלן - שם, מספר טלפון, כתובת וכו '. העסק יצטרך לאסוף טופס W-9 מהקבלן כדי לקבל את המידע הזה. באופן דומה, עסקים יבקשו לעיתים קרובות טפסים מסוג W-9 מספקי חברות כדי שיהיה להם את המידע הדרוש להם כדי לדווח על הוצאותיהם העסקיות כנדרש על ידי מס הכנסה.

שימור רשומות W-9

כמו אצל רובם מסמכי מס על עסקים לשמור עותקים של כל טפסי ה- W-9 במשך שלוש שנים לפחות לאחר הגשת החזר המס הרלוונטי האחרון (או תאריך פירעון ההחזר, אם מאוחר יותר). בדוגמה שלעיל, אם העסק התקשר עם מעצב האתרים בשנת 2017 והוא סיים את עבודתו לפני סוף השנה, על העסק לשמור על טופס ה- W-9 שלו לפחות עד 16 באפריל 2021 (בהנחה שהעסק הגיש את 2017 החזר מס ב- 15 באפריל 2018).

כיצד למלא טופס W-9

ה- W-9 בפועל קצר למדי וישר יחסית. הוא מורכב משלושה חלקים עיקריים: מידע אישי, TIN ואישור.

מדור מידע אישי ליחידים

בשורה 1 חייבים משלמי המס הפרטיים למסור את שמם כפי שהוא מופיע בדוח המס שלהם. למרות שהם מבחינה טכנית ישות עסקית, על הבעלים הבלעדי לשים את השם החוקי שלהם בסעיף זה.

הבעלים הבודדים חוזרים על שמם בשורה השנייה, הקוראת לשם 'שם עסק או שם ישות לא מזוהה.' כאן הם מציבים את שמם המלא ואת האותיות DBA, שמייצג 'לעשות עסקים כמו', ואחריו השם הפיקטיבי של העסק, אם בכלל. לדוגמא, אם ג'ון סמית היה הבעלים היחיד של אינסטלציה מהירה, הוא היה ממלא את השורה הראשונה בתפקיד ג'ון סמית 'ואת השורה השנייה בתפקיד ג'ון סמית' DBA Speedy אינסטלציה.

לאחר מכן, משלם המסים מסמן את התיבה 'יחיד / בעל יחיד', הנמצא מתחת לשורות השם. על הנישום למסור גם את כתובת הדואר שלו בשורות 5 ו- 6. ניתן לכלול את פרטי הלקוח בצד ימין של הטופס באזור זה, אך אינו נדרש.

מדור מידע אישי לעסקים

עסקים או גופים אחרים חייבים לשים את שמם החוקי (בדיוק כפי שהוא מופיע בדוח המס) בשורה 1. אם לעסק יש גם שם מסחרי או DBA, זה ממשיך בשורה 2.

לאחר מכן, משלם המסים מסמן את התיבה המציינת כיצד מסווג הישות העסקית מבחינת המבנה המשפטי שלה. יהיה עליך לציין אם הישות היא תאגיד C, תאגיד S, שותפות, חברה עם אחריות מוגבלת (LLC) וכו '.

אם העסק הוא חברה חד חברות, סמן את התיבה 'יחיד / בעל יחיד' במקום את התיבה 'LLC'. חברות LLC שבחרו צורת מיסוי חלופית (למשל חברת LLC שבחרה להיות ממוסה כחברת S) היו מזינים את קוד סיווג המס בחלל שליד תיבת הסימון LLC, לפי הוראות הטופס.

כתובת הדואר הראשית של הישות חייבת להיות מסופקת בשורות 5 ו- 6. ניתן להוסיף את כתובת הלקוח גם בחלל הימני של סעיף כתובת הדואר, אך אינה נדרשת.

פטורים

מרבית משלמי המסים ישאירו את החללים בשורה 4 ריקים. הרווח הראשון בשורה 4 מציין כי משלם המסים פטור מניכוי גיבוי. אנשים וקניינים יחידים כמעט אף פעם לא יהיו פטורים מהלנת גיבוי, אך במצבים מסוימים תאגידים פטורים. קודי מקבל התשלום מופיעים בעמוד השלישי של ה- W-9. אם אתה זכאי לאחד מהתנאים הללו, היית מציב את מספר הקוד המתאים בחלל הראשון עבור שורה 4.

סעיף FATCA בשורה 4 חל רק אם אתה מגיש את ה- W-9 למוסד פיננסי זר ואתה פטור מ חוק ציות למס חשבונות זרים (FATCA) דיווח. במצב זה, עיין ברשימת הקודים והסיבות בדף השלישי של טופס W-9 כדי לראות אם אתה זכאי, והניח את אות הקוד המתאימה על שטח FATCA בשורה 4. אם יש ספק, שאל את המוסד הפיננסי המבקש את הטופס אם עליכם למלא את החלל הזה או לא.

מידע על מספר חשבון

השורה האחרונה בסעיף המידע האישי מתייחסת ל'מספרי חשבון '. כאן, משלם המסים מפרט את כל החשבונות שיש להם עם מס הכנסה להחזר מיסים או תשלומים מראש בגין התחייבויות צפויות למס. מידע זה הוא אופציונלי ובדרך כלל יש להשאירו ריק.

מספר זיהוי משלם המס (TIN)

יש להשלים את קטע ה- TIN ללא קשר לשלם המס הוא יחיד, בעלים יחיד או גוף עסקי.

• אנשים ממקמים את מספר הביטוח הלאומי שלהם בצד ימין של הטופס, במרחבים המסופקים.
• בעלים יחידים וחברות LLC חד-פעמיות רשאים להשתמש במספר הביטוח הלאומי שלהם או במספר זיהוי המעסיק שלהם (EIN), אם כי מס הכנסה מעדיף מספרי ביטוח לאומי.
• גם אם אדם ספציפי אחראי על הישות, סוגים אחרים של גופים עסקיים מציבים את ה- EIN שלהם במרחבים הניתנים.

מדור אישורים

בחלק זה, משלם המסים חותם על הטופס ומעיד כי המידע שהוא מכיל נכון. אי מסירה או הגשת מידע כוזב ביודעין מחייב את משלם המסים בקנסות.

תאימות W-9

בין אם אתה קבלן עצמאי או עסק המספק שירותים ללקוח ובין אם אתה חברה המעסיקה אנשים או גופים עסקיים למתן שירותים, טפסים של W-9 הם קריטיים לעמידה במס. בקש ייעוץ מקצועי מאיש מקצוע מוסמך אם יש לך נסיבות מיוחדות או שאינך בטוח אם עליך למלא או לבקש טופס זה.